1. Hasta ve yakınları tıbbi bakım, evrak işlemleri veya yataklı kurum hizmetleri ile ilgili her türlü şikayetlerini yazılı olarak iletebilirler.
2. Hastanın görüş veya şikâyeti ayni gün alınır. Şikâyet formu doldurulur.
3. Çok acil bir durum varsa çözülmesi yolunda hastane idaresi ayni gün bilgilendirilir.
4. Şikayete maruz kalan hastane çalışanından 1 gün içerisinde bilgi istenir. Hastane çalışanı bu bilgiyi en geç 2 gün içinde cevaplandırmak zorundadır.
5. Taraflar dışında bilgi alınması gereken kişiler varsa onlardan da bilgi istenir.(2 gün içinde)
6. Alınan tüm bilgiler ve belgeler hastane hasta hakları kuruluna dosya oluşturularak 3. günün sonunda dağıtılır.
7. Kurul haftada bir toplanarak (kurulun kendisinin belirleyeceği gün ve saat) dosyaları değerlendirir oy çokluğu ile karar verir. (en geç 11 gün içinde)
8. Karar hasta hakları birimine bildirilir. Hasta hakları birimi raporları arşivler.
9. Şikayetten sonra en geç 15 gün içinde, Sonuçtan taraflar haberdar edilir.
10. Hastaya;
Başhekim imzasıyla Karar hakkında durumu özetleyen bir bilgi verilir. Hasta hakları birimi Gelen-Giden evrak defterinde Giden evraktan numara verilerek kapalı zarf içinde üzerine acele-günlüdür ve kişiye özel kaseleri basılarak zimmet defteriyle hastane idaresine teslim edilir. Hastane idaresi de posta yoluyla ilgili kişiye gönderir.
11. Bu asamadan sonra yapması gerekenler konusunda bilgi verilir.
12. Hastanın sonraki süreci takip etmesini kolaylaştırıcı olmak üzere irtibat veya kayıt numarası verilir.
13. Kararın sonucu idari ve adli takip açısından hastane idaresine ve hasta hakları merkezine bildirilir.
14. Tüm bunlar şifahi bilgi verilmesinin yanında muhakkak resmi evrakla hasta sahibine bilgi verilir.
15. Personele;
Kurulun kararı ilgili personele bildirilir. Başhekim imzasıyla Karar hakkında durumu özetleyen bir bilgi verilir. Hasta hakları birimi Gelen-Giden evrak defterinde Giden evraktan numara verilerek kapalı zarf içinde üzerine acele-günlüdür ve kişiye özel kaseleri basılarak zimmet defteriyle hastane idaresine teslim edilir. Hastane idaresi de resmi yolla ilgili kişiye zimmet karşılığında teslim eder. (Not:Personel ile muhattabiyet resmi evrak üzerinde gerçekleşir)
16. İdareye; Kurul, ilgili personeli kusurlu bulmuş ise dosya gerekli idari ve adli takibat için başhekimliğe üst yazı ile iletilir.
İdare, 657 sayılı kanuna göre gerekli idari ve adli takibi yapar.